Communiceren = lijnen strak houden

Om elkaars boodschappen goed te kunnen begrijpen is het, naast goed luisteren naar elkaar, heel verstandig om communicatielijnen strak te houden. Inzicht in hoe communicatie functioneert is daarbij van essentieel belang. Communiceren als in onderstaand plaatje gaat dus nooit werken:

Communicatie en IT: een moeilijke relatie?

Ik heb in het verleden ervaren dat communicatie bij IT-projecten- en bedrijven nogal eens stroef verloopt. Ik doel hier niet op de procesmatige kant van die communicatie bij projecten (change management bijvoorbeeld), maar het betrekken van medewerkers bij een project, het motiveren, trainen en uitleggen van het hoe en waarom. Waar delen we kennis over de (project)organisatie en hoe pakken we dit slim aan zodat zoveel mogelijk medewerkers er blij van worden? 

IT-ers houden vooral de technische aspecten van een tool scherp in de gaten; dat is hun domein en daar moeten ze vooral mee bezig zijn. Bij het delen van informatie, kennis en documentatie gaat het echter nogal eens mis. Met een 'technische' bril wordt naar communicatie gekeken (plat gezegd volgens het ZBMO-model) terwijl diepere kennis en begrip over hoe mensen informatie verwerken, vinden en delen noodzakelijk is. Niet de technische maar de menselijke factor is van groot belang!

Tools als Yammer, Joomla of een nieuw intranet kunnen een zegen zijn voor de organisatie of net níet het juiste antwoord op het communicatieprobleem dat opgelost moet worden. Zijn we van een communicatieprobleem verlost of wordt er een nieuwe bron van problemen mee naar binnen gehaald?

Weg met die saaie sollicitatiebrief!

Sollicitanten worden steeds meer uitgedaagd om op een opvallende manier onder de aandacht van een HR-functionaris of recruiter te raken. Een goede motivatie schrijven is voor veel mensen niet makkelijk en de brief wordt nogal eens ongelezen vernietigd. Jammer van de tijd en moeite. Zou het anders, beter en vooral effectiever kunnen?

Wat is het probleem?

Normaal begin je je brief met je naw-gegevens, datum, vacaturenummer en vaak met de bekende opening: beste mevrouw, beste meneer. Dan stel je jezelf netjes voor en begint het motivatiegedeelte.

Het is een bekend gegeven dat bedrijven waar naar solliciteerd wordt veel van dit soort standaard brieven krijgen. Je kunt je voorstellen dat het selecteren van aspirant-kandidaten (vaak wordt eerst naar het cv gekeken) een saaie klus is als je al die lappen standaardtekst moet doorlezen. En de oersaaie tekst op een cv? Ook daar wordt menig HR-functionaris niet blij van. De kans is groot dat een brief waar je veel tijd in hebt gestoken meteen de digiale prullenman in verdwijnt. De sollicitant krijgt een e-mail waarin staat dat hij of zij is afgewezen en is daarmee weer een illusie rijker of armer. 't is maar hoe je het bekijkt.

Iets anders dan alleen tekst?

Natuurlijk moet je profiel passen bij de vacature. Heb je de gevraagde opleiding afgerond? Komt je werkervaring overeen met wat er wordt gevraagd? Je 'harde criteria' moeten dus kloppen. Maar je brief zou primair ook op een andere manier positief moeten opvallen. Als je alleen een platte tekst schrijft, loop je de kans dat men wordt afgeleid door een slecht lettertypekeuze, pagina-opmaak, schrijffouten of foutief taalgebruik. Dit moet je te allen tijden voorkomen! Kies altijd een goed leesbaar lettertype, gebruik ruime regelafstanden, zorg dat je tekst vlot leesbaar is en niet te lang: maximaal één A4-tje. Maar je zou er voor kunnen kiezen om de aandacht te trekken door hem te combineren met beeld, maar dat moet dan wel heel zorgvuldig en subtiel gebeuren.

Is beeld toevoegen een oplossing voor onopvallendheid?

Gedeeltelijk. Mensen kunnen op verschillende manieren informatie verwerken en opslaan, en dat geldt dus ook voor recruiters. Het is bekend dat beelden of dat wat afwijkt van de rest sneller wordt opgemerkt dan vlakken platte tekst. Mensen zijn in staat om een pagina met foto’s of opvallende opmaak in korte tijd op te nemen, terwijl voor het doornemen en het verwerken van de informatie in de tekst veel tijd en inspanning nodig zijn. Ik ben er daarom van overtuigd dat je sollicitatiebrief meer opvallende elementen zou moeten bevatten dan alleen tekst, mits je ze zorgvuldig en niet al te prominent toepast.

Hoe moet ik de lezer verleiden?

Als communicatieprofessional leer je al vroeg dat je bij het presenteren van produkten of het opstellen van persuasieve (overtuigende) teksten het AIDA-model kunt hanteren:

• ·    Attention: trek de aandacht
• ·    Interest:   interesseer de lezer
• ·    Desire:     zorg dat hij jou of je produkt gaat verlangen
• ·    Action:     zorg er voor dat hij of zij tot actie overgaat.

Om de aandacht te trekken is het van belang om je brief opvallend te maken en makkelijk leesbaar, bijvoorbeeld door het (beperkt) gebruik van opsommingstekens. Maar waarom zou je de ‘vom’ brief gebruiken? Misschien is het interessanter om daar eens van af te stappen en te kiezen voor bijvoorbeeld een informatieblad om je motivatie kracht bij te zetten.

Gewaagd? Dat zeker, maar het vergroot wel de kans dat jouw motivatiebrief in positieve zin opvalt en zich in het brein van de lezer nestelt.

Van aandacht naar interesse…

Als de aandacht van de lezer is getrokken, bijvoorbeeld door een in het oogspringed beeld of subtiel kleurgebruik, is het van belang dat hij of zij meer in jou geïnteresseerd gaat raken. Opsommen wat je gestudeerd hebt, welke banen je hebt gehad en wat je ervaringen zijn kun je prima weergeven in je cv, en alleen in je motivatiebrief als het daar van toegevoegde waarde is.

Je zou kunnen beginnen met een opvallend gemarkeerde openingszin die een brug vormt tussen je afwijkende opmaak en de motivatie.

Door welke zin zou je zelf meer geïnteresseerd raken:

·     Ik ben Pieter, en ik solliciteer naar de functie van timmerman? óf: 'U zoekt een goede timmerman? Met mij zult u de plank nooit misslaan' ?

De eerste zin zal vaker gebruikt worden en valt niet echt op. De tweede zin brengt wellicht een glimlach op het gezicht van de HR-medewerker en zal daarom verder gaan lezen.

Maar hoeveel sterker zou deze brief kunnen worden door als achtergrond van de tekst een voorraad drogend hout te zien, klaar voor de timmerfabriek?

Na de openingszin is het tijd om kort en bondig te vertellen wat je kunt betekenen voor het bedrijf. Geen lange zinnen, geen formeel taalgebruik, maar ook weer niet te ’vrij’. Schrijf sprankelend en fris over wat jij het bedrijf te bieden hebt. Toon je enthousiasme voor de functie en het bedrijf, maar zorg ervoor dat je niet ‘klef’ overkomt; dit kan averechts werken. Ondersteun dit bijvoorbeeld op de achtergrond met een toepasselijke afbeelding: een foto waarin je je beroep uitoefent. Je tekst blijft belangrijk, maar je probeert de aandacht te trekken van de lezer. Er zijn mogelijkheden genoeg.
Verwijs daarna kort naar je cv. Ook hiervoor geldt: ben creatief of laat je inspireren door de opmaak van cv’s die op internet te vinden zijn.

Men kan niet meer om je heen.

Je wil dat jij gekozen gaat worden om op een kennismakingsgesprek te komen. Je hebt de aandacht al getrokken en door de voorgaande tekst is men geïnteresseerd geraakt. Nu moet je dus duidelijk laten blijken dat men niet zonder jouw kennis, kunde en ervaring kan. Ook hier kunnen envoudige afbeeldingen, kaders of andere kleine grafische elementen prima dienen als ondersteuning van je korte en doeltreffende tekst.  

De lezer moet aan het werk.

Je unieke motivatiebrief of document krijgt pas betekenis als je ook uitgenodigd wordt voor een kennismakingsgesprek. Zorg er daarom voor dat je voldoende informatie geeft over de manieren waarop je te bereiken bent. Ook hier verwijs je naar de informatie in je cv.

Pietitie-dwaasheid

Na een weekje van geklets, gezeur en petities om het Sinterklaasfeest te behouden ben ik van slag af, de weg kwijt. Een traditie schijnt op het punt te staan om te verdwijnen. En waarom zou dat zo zijn? Al sla je me dood.

Ik heb zelf nooit getwijfeld aan het feit dat de Sinterklaastraditie zou sneuvelen omdat enkele mede-Nederlanders het gedrag en bestaan van Pieterbaas niet langer willen accepteren. Ik was en ben er nog steeds van overtuigd dat door een goede dialoog met 'benadeelden' de lucht geklaard kan worden en het feest gewoon zal kunnen blijven bestaan. Heel veel Nederlanders blijkbaar niet.

Nee, het is de gekte met name op Facebook met z'n idiote 'Pietitie', de Piet-moet-blijven website en de massale non-discussies die bijna zonder onderbreking over ons heen werden gestort via de ether en kabel die me in totale verwarring brachten. Want wie kan mij vertellen hoe en wanneer de rel begon en wie de hoofdrolspelers in deze haast surrealistische web- en nieuwe media-oorlog zijn? Bijna niemand. Met name de talkshows en nieuwsrubrieken hebben het, net als veel politici massaal nagelaten om de gemoederen te sussen en de feiten op tafel te leggen.

Ik ben uiteindelijk zelf op zoek gegaan naar informatie die me duidelijkheid kon geven over wat er nu aan de hand was. Veel verder dan een wat premature reactie van een VN-wetenschapper op Youtube, haar brief aan de Nederlandse regering en de antwoorden op de vragen in deze brief kwam ik niet. Gelijktijdig was er de massale verontwaardiging bij miljoenen Nederlanders die, aangemoedigd door nietsvermoedende FB-vrienden, met een simpele klik op de like-button bij de 'Pietitie' een daad van verzet stelden en daarmee serieus genomen wil worden.

Het Nederland van 2013: Ik maak me zorgen.

Het beeld, de interpretatie.

Onlangs liep ik samen met mijn vrouw door een dorp vlakbij onze woonplaats. Ons rondje geocachen was bijna voltooid, en de laatste cache zou zich bevinden op, om, of in een kapel. Een korte speurtocht leverde al snel het gezochte voorwerp op. Even loggen en daarna weer naar huis.

Aan de muur van de bewuste kapel hing een beeltenis van Maria. Dat zie je wel vaker in een kapel. Het was een aardig kunstwerk van naar schatting een meter hoog en een halve meter breed. De figuur bestond uit een mozaïek in diverse tinten grijs en blauw, afgewisseld met hier en daar een stuk messingkleurige tegel. Het werk maakte in de avondzon zo’n indruk op mij dat ik besloot er even een foto van te maken. Ik richtte mijn smartphone zó op het oppervlak, dat enkele van de messingkleurige tegeltjes het licht van de ondergaande zon reflecteerde in mijn zoeker. Ik drukte de ontspanknop in, controleerde de foto op het lcd-scherm, en vond de foto wel geslaagd. Kleuren goed, contrast aardig, kortom: een redelijke representatie van het kunstwerk.


Thuis aangekomen uploadde ik de foto meteen even naar mijn Mac om te kijken of de foto ook op groot formaat de moeite van het bekijken waard was. Ik was niet ontevreden. Oké, de beelduitsnede was niet al te goed, maar de belichting mocht er wel zijn op het grotere beeldscherm. In ieder geval voldoende voor wat voor mij niet meer dan een snapshot was. 

Meteen maar even uploaden naar Flickr en daarna even geo-taggen, in fotogroepen plaatsen, en van allerlei andere tags voorzien: Maria, Mosaic, Chapel, enz. Zoals altijd was het daarna wachten tot iemand in ‘de grote virtuele wereld’ zou reageren op mijn ‘jpeg’. Dat duurde niet al te lang. Binnen enkele uren liet iemand een berichtje achter waarin ze vertelde dat ík een prachtig kunstwerk had gemaakt.

Dát was confronterend! Als mensen met heel andere ogen naar hetzelfde beeld kijken, wat betekent dit dan voor alle andere beelden en geluiden die ons dagelijks bereiken? Met welke ‘ogen’ zou iemand kijken naar de gruwelijke taferelen op de foto van Pedro Pardo, waarin een hoopje ledematen en een afgesneden hoofd in een straat ergens in Acapulco werden getoond, tijdens de World Press Photo tentoonstelling in Maastricht? Vol afgrijzen? Met het idee dat de foto artistiek verantwoord is? Puur journalistiek juist en verantwoord, of misschien was er wel iemand die genoot van het rauwe beeld vanwege zijn sadistische neigingen?

Let op: dit is een 'harde' foto, niet geschikt voor jeugdige kijkers:

http://www.worldpressphoto.org/photo/2012-pedro-pardo-cis3-ci?gallery=2634


De interpretatie van wat we zien heeft dus veel, zo niet alles te maken met wie we zijn, wat we weten en wat we niet weten. Zo kunnen we dus ook onze betekenis geven aan iets dat we niet zien, of wat we wellicht alleen maar wíllen zien. Of wat anderen ons willen doen laten zien of geloven. 

De foto die ik maakte van het Maria-mozaïek was voor mij niet meer dan een foto-object. Aansprekend door zijn kleurcombinaties en het invallende maar matte zonlicht dat over de stukjes tegel viel. Iemand anders zag alleen het beeld van de Maagd Maria, gaf blijk van haar devotie voor het beeld, en fantaseerde en passent ook nog dat ík het beeld ooit maakte. Pijnlijk werd me duidelijk dat verschillende mensen met een andere bril naar een en dezelfde foto kunnen kijken.

Misschien moeten we, om wat we willen zeggen, het onderwerp in een andere vorm gieten als we alleen maar dát willen overbrengen.

Een visie op 'Haren'

Onlangs droeg ik via social network site LinkedIn mijn steentje bij aan een discussie over de recente rellen in Haren. Ik wil mijn visie op de gebeurtenissen ook hier wel even kwijt.

Onderwerp van discussie was welke rol media speelden vóór en tijdens de gebeurtenissen in het Groningse dorp. Nadat ik de commentaren en het artikel gelezen heb kom ik tot de conclusie dat mijn eigen opvatting bevestigd wordt: de gebeurtenissen in Haren hebben een aantal oorzaken. Zou één van deze factoren niet aanwezig zijn geweest, dan hadden de ongeregeldheden waarschijnlijk niet plaatsgevonden. Net zoals bij vliegtuigongelukken is een samenloop van omstandigheden, of een keten van gebeurtenissen de oorzaak van het probleem.

Een eenvoudige korte opsomming:

1 - Had Facebook of Twitter niet bestaan, dan had Merthe haar uitnodiging niet kunnen versturen, en was er niets aan de hand geweest.

2 - Als er geen relschoppers aanwezig waren geweest, dan was het niet uit de hand gelopen.

3 - Als tv en radio er niet zo veel aandacht aan hadden besteed, was er dus geen of in ieder geval veel minder aandacht voor geweest, en dus waarschijnlijk geen of nauwelijks ellende.

4 - Als de burgemeester van Haren zijn oor (beter) te luisteren had gelegd bij sociologen of bij burgemeesters waar vergelijkbare of ergere rellen hebben plaatsgevonden, dan had hij hoogstwaarschijnlijk een andere beslissing genomen.

5 - Als de ouders van de relschoppers een grotere invloed op hen hadden gehad, dan was het ook waarschijnlijk anders verlopen. Deze factor laat ik gemakshalve buiten beschouwing, omdat de rol van de media hier een beperktere rol speelt. Op sociaal vlak zou je je nog de vraag mogen stellen wat de reden is voor het en masse willen bezoeken van een ‘feest’ waar je strikt genomen niets te zoeken hebt. Ook vind ik het gegeven, dat er dan maar ‘iets’ georganiseerd had moeten worden in Haren om alles in goede banen te leiden, te belachelijk voor woorden. De gemeenschap van Haren heeft nérgens om gevraagd. Punt uit!

Censuur van hogerhand is op zijn minst omstreden en wellicht niet gewenst. Wel kunnen overheden díe stappen ondernemen om de factoren die een rol spelen bij het ontstaan van rellen in te perken als dat nodig blijkt. De gemeenschap moet niet meer opgezadeld worden met de ellende en de kosten van het 'vertier' van een kleine groep, of dat nou een uit de hand gelopen verjaardagsfeestje is of een risicowedstrijd bij het voetbal. Belangrijker is nog dat elk traditioneel medium eindelijk eens gaat inzien dat ze verslag moet doen op zo'n manier dat ze geen invloed uitoefenen op wát er gebeurt. Traditionele media zijn onderdeel geworden van wat er gaat gebeuren, en dat is niet waar ze mee bezig horen te zijn.

De toonzetting van het artikel op www.grooh.nl stoort mij ook enigszins. De schrijver stelt dat Haren de ‘totaalvernietiging’ ten deel is gevallen. Dit is zeer overtrokken en getuigt van stemmingmakerij. Feit is dat er veel en té veel vernietigd is maar niet álles. Bij totaalvernietiging denk ik aan Dresden of Hiroshima. Ook dat de schrijver stelt dat social media ‘volmondig’ geen verwijt treft is niet waar. De reden hiervoor heb ik hierboven gegeven.

We kunnen er dus niet omheen: álle betrokken partijen dienen bij zichzelf te rade te gaan en zich de vraag te stellen wat hun rol of 'nalaten' heeft bijgedragen aan wat zich in Haren heeft afgespeeld. Uiteraard dient men hier dan ook consequenties aan te verbinden. Zou dit betekenen dat er (na gedegen onderzoek) aanpassingen gemaakt moeten worden aan de site van Facebook of Twitter (b.v. het verwijderen van de beruchte ‘button’) of welk ander social medium dan ook, dan moet dit afgedwongen (kunnen) worden door de overheid.

Een totale oplossing? Die heb ik niet een-twee-drie. Maar zelfreflectie, minder noodzaak voor scoringsdrang en kijkcijfers zou iets kunnen helpen volgens mij. Inderdaad: aanbieders van social media valt niets te verwijten. Ze zijn wel onderdeel van de schakel van gebeurtenissen en dus is introspectie gewenst. Ik ben het niet eens wat betreft de stelling dat social media eigenlijk geen partijen zijn. Er zit niemand ‘achter de knoppen’. Maar ze zijn wel het medium, het voertuig, waarmee de boodschap wordt verspreid. Een vergelijking: een automobilist raakt zwaargewond doordat hij, nadat hij tegen een lantaarnpaal botst, met zijn hoofd tegen het stuur smakt. Dan kun je zeggen: ‘Tja, jammer voor de bestuurder’, maar de automobielfabrikant is niet schuldig omdat die het ongeluk niet heeft veroorzaakt. Klopt. Toch hebben de autofabrikanten de afgelopen decennia de noodzaak van beveiliging ingezien en airbags, veiligheidsgordels etc. ontwikkeld. Hierdoor is het aantal slachtoffers aanzienlijk gedaald. De functie van de auto is daarbij gewoon blijven bestaan. Dezelfde houding zou ik willen zien bij de ontwikkelaars, eigenaren van social media. Als jouw voertuig (het medium) mede oorzaak is van een hoop ellende, heb je de (morele) plicht hier iets aan te doen.

Ik krijg de indruk dat je met de stelling dat social media ‘slechts’ communicatiemiddelen zijn, de werkelijkheid wellicht onderschat.Ik zou ook nog wel eens een discussie aan willen gaan of traditionele media de plicht hebben om ergens over te berichten. Ik besef dat dit een pittige discussie zou kunnen opleveren. Maar je zou jezelf in alle oprechtheid kunnen afvragen welke meerwaarde die plicht heeft en of het wenselijk is om een nieuwsitem te maken over een verkeerd geplaatst berichtje op Facebook waar wat mensen op gereageerd hebben. In wiens belang is dit? Ik heb het dus niet over de gebeurtenissen op de bewuste avond zelf, maar in de aanloop er naar toe.

Ik moest bij het schrijven van deze reactie enkele malen denken aan wetenschapper Marshall McLuhan. Ik zocht een toepasselijke passage uit een interview en vond deze:

- - Effective study of the media deals not only with the content of the media but with the media themselves and the total cultural environment within which the media function. Only by standing aside from any phenomenon and taking an overview can you discover its operative principles and lines of force. - - -'

Geen condens....

We zien soms op een dag tientallen condensstrepen in de lucht, als speelden de luchtvaartmaatschappijen een potje boter-kaas-en-eieren met de waarnemer.

Soms komt het voor dat een vliegtuig een wolk doorsnijdt. Een 'omgekeerde' condensstreep is het gevolg. Leuk om te zien. In dit geval was het Transavia vlucht 6511 van Eindhoven naar Palma de Mallorca.